In den vergangenen Jahren haben wir viele Workshops mit den unterschiedlichsten Anforderungen für eine Vielzahl von Branchen konzipiert und durchgeführt. Die wichtigsten Learnings möchte ich heute mit dir teilen:

👉 Zieldefinition: Erstelle eine Agenda und formuliere ein klares Ziel, was am Ende des Workshops erreicht werden soll. So sind alle Teilnehmer zielgerichteter und produktiver.

👉 Zielgruppe: Werde dir klar, wer deine Teilnehmer im Workshop sind. So kannst du Inhalte und Aktivitäten genau auf die Bedürfnisse und Interessen abstimmen. Deine Teilnehmer werden so von Beginn an interessierter und motivierter sein.

👉 Roadmap: Nimm deine zuvor erstellte Agenda und erstelle daraus einen detaillierten Zeitplan für den Tag (die Tage), dieser Plan beinhaltetet alle Aktivitäten und Pausen. Die Teilnehmer wissen so zu jeder Zeit, was sie erwartet und können so auch bei längeren Workshops den Überblick behalten.

👉 Abwechslung: Nutze (falls es sinnvoll ist) unterschiedliche Formate für deine Aktivitäten, wie z. B. Gruppendiskussionen, Rollenspiele, Einzelarbeiten oder praktische Übungen, um die Teilnehmer zu motivieren und die Erarbeitung der Inhalte zu erleichtern.

👉 Auswahl der Umgebung: Du wirst es nicht glauben, aber ein geeigneter Raum ist mehr als nur Tisch(e), Stühle, Whiteboard, Flipchart oder ein Beamer mit Leinwand. Deshalb solltest du auch darauf achten, dass du genügend Platz hast und die Räumlichkeiten bequeme Sitzmöglichkeiten und eine kreative Atmosphäre (z. B. für die Gruppenarbeit) bieten.

👉 Moderation: Solltest du nicht selbst moderieren können, weil du z. B. selbst ein Teilnehmer sein musst oder willst, dann beauftrage einen (externen) Moderator oder Trainer. Generell sollten Workshops nicht von den Teilnehmern moderiert werden, da sie sich auf die Inhalte und nicht auf die Durchführung konzentrierten sollen.

👉 Ressourcen und Material: Stelle deinen Teilnehmern Materialien (wie Templates, Arbeitsblätter, Handouts usw.) und mögliche Ressourcen (Referenzmaterial) zur Verfügung. Sie können so Aufgaben besser verstehen und Ergebnisse übersichtlicher strukturieren.

👉 Snacks: Biete deinen Teilnehmern während des Workshops Snacks und Erfrischungen an. Dies trägt nicht nur dazu bei, neue Energie zu tanken, sondern bietet eine zusätzliche Möglichkeit zum Austausch und Diskussionen.

👉 Spielregeln: Keiner mag Regeln, jedoch solltest du zu Beginn deines Workshops einige kulturelle Regeln definieren, damit die Teilnehmer besser miteinander arbeiten können. Folgende Regeln funktionieren bei uns sehr gut:

• 📌 Gleicher Zeitinvest für alle: Zeit ist wertvoll, deshalb sollten wir diese gemeinsam erfolgreich nutzen.
• 📌 Gleiche Redezeit für alle: Jeder bekommt die gleiche Zeit und Chance, sich aktiv zu beteiligen.
• 📌 Verstehen und verstehen lassen: Da wir unterschiedlich sprechen und denken, bringen wir gegenseitige Geduld und Verständnis auf.
• 📌 Aussprechen lassen: Wir lassen jeden aussprechen und unterbrechen nicht.
• 📌 Wir töten keine Ideen: Wir zerreden keine Ideen von anderen Teilnehmern. Verständnisfragen sind natürlich erlaubt.
• 📌 Teamerfolg: Ruhm und Erfolg wird zu gleichen Teilen im Team verteilt.

👉 Vertrauen: Achte bei deinen Workshops darauf, von Beginn an Vertrauen zu schaffen. Dies gilt nicht nur für die Teilnehmer dir gegenüber, sondern auch zwischen den Teilnehmern. Bei uns gibt es das sog. „Vegas-Prinzip“: Was im Workshop passiert, bleibt im Workshop. Dieses Prinzip ermöglicht es den Teilnehmer offen sprechen zu können – natürlich respektvoll.

Fazit 🏁

Alles in allem liegt der Schlüssel zu einem erfolgreichen Workshop in der sorgfältigen Planung und Vorbereitung, in der Anpassung des Inhalts und der Aktivitäten an die Bedürfnisse und Interessen der Zielgruppe, in der Verwendung einer Vielzahl von ansprechenden und interaktiven Techniken, um das Lernen zu erleichtern und dem Aufbau einer vertrauensvollen Umgebung, um kreativ zu sein.

Hast du schon einen Workshop durchgeführt? Welche Erfahrungen hast du damit gemacht?

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In den vergangenen Jahren haben wir viele Workshops mit den unterschiedlichsten Anforderungen für eine Vielzahl von Branchen konzipiert und durchgeführt. Die wichtigsten Learnings möchte ich heute mit dir teilen:

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Eines meiner wichtigsten Learnings in der Produktentwicklung: Investiere nur 30 % des Gesamtaufwandes eines digitalen Produkts in die Programmierung, wenn es am Ende auch erfolgreich sein soll.

Meine Erfahrung aus der Zeit als App-Entwickler und Produktmanager hat jedoch gezeigt, dass die Realität meist ganz anders aussieht und viele Unternehmen mindestens 70% der Zeit und des Budgets allein für die technische Umsetzung aufwenden.

Das liegt häufig daran, dass mit einer Lösung begonnen und zu viel Wert auf die Umsetzung gelegt wird, bevor die eigentlichen Kundenprobleme und -bedürfnisse überhaupt richtig verstanden wurden.

Auf der einen Seite, ist dieses Vorgehen nachvollziehbar, gerade wenn ein schnellstmöglicher Markteintritt angestrebt wird oder man unter Wettbewerbsdruck steht, da so vermeintlich schneller Ergebnisse erzielt werden.

Auf der anderen Seite kann dieser (blinde) Aktionsmus jedoch auch schnell dazu führen, dass am Ende Lösungen für Probleme entwickelt werden, die eigentlich gar keine sind. Mit dem Ergebnis, dass das Produkt nicht relevant genug für die Zielgruppe ist und der erwartete Produkterfolg ausbleibt.

Das sorgt nicht nur für großen Frust im Team und bei allen Stakeholdern, sondern verschlingt auch viel Zeit, Geld und Energie der Produktbeteiligten.

Um das zu vermeiden, ist eine gute Problemdefinition unerlässlich -- und die braucht eben ausreichend Zeit und Budget. Genauso wie eine Ideen-Validierung schon VOR der Umsetzung, ein gutes Konzept, ein ansprechendes Design und eine sinnvolle Qualitätssicherung, was ebenfalls wichtige Erfolgsfaktoren sind.

Meine Empfehlung daher: Investiere 70% in Problemdefinition, Ideen-Validierung, Konzeption, Design und Qualitätssicherung und nur 30% in die technische Umsetzung.

“Möchtest du wissen, was genau die Matrix ist? Die Matrix ist allgegenwärtig, sie umgibt uns.” 🛰

Ich fühle mich inzwischen wie Keanu Reeves als Neo in der Matrix, wenn ich die ganzen Artikel und Meinungen zum Thema Agilität und den dazugehörigen Frameworks, wie OKR, LeSS, Scrum, Kanban, Lean (Startup) oder Design Thinking lese 🤯

Keine Frage, agil zu sein ist heute wichtiger denn eh und je. Trotzdem frage ich mich, ob bei der inflationären Verwendung des Begriffs, sich überhaupt noch jemand die Frage stellt, wann Agilität überhaupt sinnvoll ist und wenn, welche Methode die geeignetste ist.

Meiner Meinung nach, gibt es keine pauschale Lösung, welche agile Vorgehensweise die richtige ist, da jedes Unternehmen, jedes Team und jedes Projekt anders ist! 🦄

Deshalb ist es besonders wichtig möglichst früh anhand der gegebenen Informationen, Anforderungen und den potenziellen Risiken zu entscheiden, welche Arbeitsweise die passende ist. 🎯

Methoden, wie z.B. die Stacey Matrix können hier als Entscheidungshilfe für die passende Arbeitsweise herangezogen werden. Doch selbst durch die Kombination mit dem Cynefin-Framework bietet auch sie keine alleinige und zuverlässige Beurteilungsmöglichkeit.

Gründe sind die mangelnde Berücksichtigung des Projektumfelds und das generelle Problem, dass der Grad der Komplexität nicht zwangsläufig auch als Kriterium für die Wahl des Vorgehensmodells sinnvoll ist. Und wie so häufig bei Frameworks kommt es leider viel zu oft und schnell zu Fehlinterpretationen.

Jetzt stellt sich die Frage, ob es überhaupt zuverlässige Möglichkeiten gibt, die geeignete (agile) Methode für ein Projekt zu finden. 🤔

Meiner Meinung nach sind ein gesunder Menschenverstand und Erfahrung wichtiger als die stupide Anwendung einer Methode. So hat zumindest meine Erfahrung gezeigt, dass es viel wichtiger ist, die richtigen Fragen zu stellen:

💬  Wie sieht das (interne / externe) Projektumfeld aus? (besonders wichtig!)

💬  Wie komplex ist das Vorhaben?

💬  Kann die Komplexität wirklich als Kriterium herangezogen werden?

💬  Wie groß ist der Projektumfang?

💬  Welches Budget steht zur Verfügung?

💬  Wie groß ist das Team für die Umsetzung?

💬  Wann müssen welche Milestones erreicht werden?

Fazit 🏁

Verlasst euch bitte nicht ausschließlich auf Methoden oder Frameworks, um die richtige (agile) Arbeitsweise zu finden. Natürlich können Frameworks wie die Stacey Matrix als Hilfsmittel herangezogen werden, allerdings sollten sie nicht als alleine Legitimation für die Wahl der (agilen) Methode genutzt werden. Es ist viel wichtiger die richtigen Fragen zu stellen und mit den gewonnenen Erkenntnissen das richtige Fazit zu ziehen.

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